Hoe ik de dingen doe
Ik geloof niet in een one size fits all aanpak voor iedereen. Elk project is anders, elk project heeft eigen uitdagingen en opportuniteiten. Wel bestaat er zoiets als best practices, dat zijn methoden en technieken voor project management die wereldwijd als meer efficiënt worden ervaren.
Mijn aanpak vertrekt vanuit de PRINCE2 methode voor aspecten zoals organisatie, beheersing en kwaliteit en wordt aangevuld met een agile opleveringsmethode, en dat is meestal scrum.
Mijn aanpak is een slimme aanpak. De best practices en methodes worden niet blindelings toegepast, maar de manier waarop het project wordt aangepakt is flexibel en wendbaar en wordt afgestemd op uw noden en context. Maar er is dus wel een solide basis , die haal ik uit erkende professionele methodes. Dat is wel zo slim.
Ik betrek ook graag een groep stakeholders bij het vastleggen van de aanpak (als ze dat willen tenminste), zo wordt dat onze aanpak.
Als wij uw project gaan uitvoeren, dan zijn er vier stappen, die we samen zullen zetten.
wie en wat: opdrachtgever – behoefte – business case – stakeholders
organisatie – rollen en verantwoordelijkheden – strategie – het plan. Kick-off!
gefaseerde uitvoering – rapporteren – beheersen
afronden – succes vieren – lessons learned formuleren
Verkennen
- samen met de opdrachtgever de beoogde verandering overlopen – welke business case zit hier achter?
- we beginnen met het in kaart brengen van de stakeholders – wie heeft er belang bij het welslagen van het project? En waarom precies? Wat wil elke stakeholder?
- met opdrachtgever en stakeholders proberen we het einddoel helder te krijgen
- we krijgen een idee van wie welke rol zou kunnen spelen
Project Starten
- projectteam samenstellen en projectorganisatie op punt stellen: team, support, stuurgroep, … > enkel wat nodig is!
- bekijken we wie best geplaatst is om de gebruikers van het nieuwe systeem of de geïmpacteerden van de verandering te vertegenwoordigen. Ook betrekken we de leveranciersrol op een geschikte manier.
- we maken enkele afspraken, o.a. over wie speelt welke rol en wie is nu precies waar verantwoordelijk voor
- ook nog praktische afspraken maken rond beheersing en delegatie, rond communicatie en het omgaan met wijzigingen, knelpunten, risico’s en opportuniteiten
- we maken plannen (aanpak, gebruik van tijd en geld, wat en wanneer) en focussen daarbij op de eerstvolgende fase
- tot slot leggen we dit alles kristalhelder uit aan alle betrokkenen met een kick-off!
Uitvoeren
- project uitvoeren in de voorziene fases
- slim rapporteren, zoals afgesproken, over vooruitgang en burndown van middelen, over knelpunten, wijzigingen, risico’s en opportuniteiten
- we laten de stuurgroep, als die er is, sturen!
- en we ondersteunen de teams maximaal zodat die hun werk kunnen doen!
- het project wordt continu beheerst omdat daar de juiste instrumenten zijn voor opgezet. Geen verrassingen dus als het gaat over wijzigingen, of aan te passen budget of knelpunten die problematisch dreigen te worden.
- periodiek polsen we naar uw tevredenheid: loopt alles nog naar wens?
- communicatie is hierin belangrijk. En tussenresultaten mogen gezien worden (demo?), want we hebben gezorgd voor de nodige kwaliteit!
Afsluiten
- het project wordt enkel afgesloten als we het erover eens zijn dat de resultaten werden behaald (en om dat te kunnen beoordelen hebben we helemaal in het begin al wat criteria vastgelegd!)
- het project wordt correct afgesloten en netjes “opgeruimd”
- de projectorganisatie en teams worden ontbonden
- we formuleren de laatste lessons learned (zodat we het de volgende keer nog beter kunnen doen)
- en we halen de fles champagne boven, want dat mag gevierd worden!